1. Il perimetro «tutto insieme»
Il progetto parte come «rifacciamo il gestionale» e finisce dopo otto mesi senza niente in produzione. Un'automazione che tocca sei processi contemporaneamente ha sei modi di bloccarsi e un solo modo di funzionare.
Al posto: un anello alla volta, in produzione entro poche settimane. Il secondo anello si progetta con quello che si è imparato dal primo — che è sempre diverso da quello che si era ipotizzato.
2. Automatizzare sopra dati sporchi
Anagrafiche doppie, codici articolo scritti in tre modi, unità di misura incoerenti. Il software non pulisce niente: moltiplica. Un collegamento automatico su un'anagrafica sporca produce errori alla velocità della macchina.
Al posto: una fase di bonifica esplicita, con numeri: quanti doppioni, quante righe senza codice, quante unità incoerenti. Spesso è il 20% del progetto, e va detto prima.
3. Nessun referente interno con tempo vero
Un progetto ha bisogno di una persona in azienda che risponda alle domande, decida le regole dubbie e provi il risultato. Se quella persona ha già una giornata piena, il progetto si allunga di settimane in attesa di risposte.
Al posto: concordate quante ore a settimana servono davvero (per un progetto piccolo: due o tre) e mettetele in agenda come si fa con una riunione.
4. Nessun piano per le eccezioni
«Funziona per tutti gli ordini» — poi arriva l'ordine con lo sconto concordato a voce, l'articolo fuori catalogo, il cliente estero senza partita IVA. Se il sistema non prevede una strada per i casi strani, le persone la creano da sole: fuori dal sistema, e senza traccia.
Al posto: una coda di eccezioni visibile, con il motivo scritto in italiano e la possibilità di correggere e rimettere in circolo. Le eccezioni sono parte del processo, non un errore del processo.
5. Consegnare senza doppio binario
Spegnere il vecchio metodo il giorno stesso in cui parte il nuovo è il modo più rapido di trasformare un problema tecnico in un problema aziendale.
Al posto: due o quattro settimane in cui i due metodi convivono e i risultati si confrontano ogni giorno. Costa qualche ora, e vale come un'assicurazione.
6. Nessuna misura dopo la consegna
Se nessuno misura quota di casi automatici, scarti ed errori, dopo tre mesi la discussione diventa un confronto di impressioni. E le impressioni, nelle aziende, le vince chi parla più forte.
Al posto: una pagina con tre numeri aggiornati da soli, visibile a chi lavora e a chi ha pagato. Ne parliamo nel dettaglio in quanto costa automatizzare un processo.
7. Dipendere da una sola persona (dentro o fuori)
Il foglio Excel con le macro scritto dal dipendente che poi cambia lavoro. Lo script sul portatile del consulente. Il fornitore che tiene le credenziali e non le condivide. Sono tutti la stessa fragilità: il sistema esiste solo finché esiste quella persona.
Al posto: codice in un repository di cui l'azienda ha accesso, credenziali intestate all'azienda, una pagina di documentazione con «cosa fa, dove gira, come si spegne, chi chiamare». Sono due ore di lavoro che cambiano il valore di ciò che avete comprato.
Il segnale che un progetto sta andando bene
Dopo due settimane dalla partenza le persone che lo usano cominciano a chiedere piccole aggiunte precise («si può mettere anche il codice del corriere?»). Vuol dire che lo usano davvero. Il segnale opposto è il silenzio: nessuna richiesta significa quasi sempre nessun utilizzo.
Cinque domande per capire se siete pronti
- Sappiamo quante volte al mese accade il processo che vogliamo automatizzare?
- Le regole sono scritte, o vivono nella testa di qualcuno?
- Le anagrafiche sono pulite abbastanza da fidarsi di un collegamento automatico?
- Chi è il referente interno e quante ore a settimana può dedicare?
- Come faremo, fra tre mesi, a dire se ha funzionato?
Tre sì su cinque sono sufficienti per partire con un progetto piccolo. Meno di tre, conviene dedicare un mese a preparare il terreno: costa meno e rende di più.